الجمعية البحرينية للشفافية

 اللائحة المالية

 

المادة  ( 1  )   تعريفات

الجمعية :                         تعني الجمعية البحرينية للشفافية.

المجلس :                         يعني مجلس إدارة الجمعية البحرينية للشفافية .

الجمعية العمومية :             تعني الجمعية العمومية لجمعية الشفافية.

الرئيس :                         رئيس مجلس إدارة الجمعية البحرينية للشفافية.

نائب الرئيس :                  هو نائب رئيس مجلس إدارة الجمعية البحرينية للشفافية.

العضو :                          يعني عضو مجلس الإدارة.

الأمين المالي :                 أحد أعضاء مجلس الإدارة المنتخبين تم اختياره أميناً مالياً.

مدقق الحسابات الخارجي :  هو مؤسسة محاسبية معتمدة مصرح لها بالعمل في مملكة  البحرين.

المادة ( 2  ) الهدف من اللائحة

 

 تهدف هذه اللائحة إلي تحقيق الأغراض التالية:

1.                 الحفاظ على أموال وممتلكات وموجودات الجمعية.

2.                 ضمان صحة التسجيل المحاسبي لجميع البيانات المالية.

3.                 تنظيم ومراقبة حركة الأموال من الإيرادات والمصروفات.

المادة ( 3) البنوك

 

1.     يجب فتح حساب مصرفي أو أكثر لدى أي من البنوك الوطنية العاملة في البحرين.

2.     لمجلس الإدارة الحق في طلب والتصديق على التسهيلات المالية المصرفية، أو السحب على المكشوف.

3.     يمنع التوقيع على الشيكات غير مكتملة البيانات أو على البياض.

4.     إعداد تسوية شهرية لحسابات البنوك من مسئولية الأمين المالي.

5.     للمجلس الحق في إيداع أموال الجمعية في حسابات مصرفية محلية مضمونة العوائد ورأس المال مثل الودائع الثابتة. و لا يحق للمجلس تحت أي ظرف الدخول في مضاربات أو استثمارات مالية نيابة أو باسم الجمعية.

 

المادة (4)  صلاحيات السحب من حسابات الجمعية  المصرفية

 

1.     يجب أن تعتمد مستندات الدفع من الأمين المالي أو الرئيس أو نائبه قبل التسديد.

2.     يجب أن توقع الشيكات أو أوامر الصرف من الحسابات المصرفية بتوقيعين مشتركين أحدهما الأمين المالي والثاني الرئيس أو نائب الرئيس .

3.     يجب أبلاغ البنوك التي يتم التعامل معها فوراً عن تغيير التواقيع حال تشكيل مجلس الإدارة الجديد أو أي تغيير آخر في الأعضاء المخولين بالتوقيع.

4.     تحتفظ الجمعية بمبلغ لا يزيد عن (300) ثلاثمائة دينار نقداً لمواجهة المصاريف النثرية للجمعية. ويجب تسديد هدا المبلغ مقابل فواتير.

5.     المبالغ والفواتير التي تزيد قيمتها عن 100 دينار يجب أن تسدد بشيك من الحساب المصرفي للجمعية.

المادة ( 5 )  إيرادات الجمعية

 

تتكون إيرادات الجمعية من المصادر التالية:-

1.     رسوم انتساب الأعضاء والاشتراكات السنوية.

2.     تحصل الجمعية رسوم انتساب قدرها 10 دينار واشتراكات الأعضاء السنوية وقدرها 25 دينار .

3.     المنح والتبرعات غير المشروطة والتي يوافق عليها المجلس والمقدمة من المؤسسات الحكومية والأهلية المحلية والدولية ومن الأفراد.

4.     فائض إيرادات المشاريع من المؤتمرات و ورش العمل و الأسواق الخيرية التي تتولى الجمعية القيام بها.

5.     إيرادات أخرى غير مشروطة .

6.     الأرباح والفوائد الناتجة عن استثمارات أموال الجمعية في حدود المسموح به.

المادة (6) مصاريف الجمعية

 

لا يسحب أي مبلغ من الحسابات المصرفية للجمعية  إلا إذا وقع الشيك الأمين المالي و الرئيس أو نائب الرئيس  . وتتمثل مصاريف الجمعية في الآتي:-

 

أولاً : المصاريف الإدارية والعمومية.

تتمثل المصاريف الإدارية والعمومية للجمعية في البنود التالية:-

1.     الرواتب والأجور.

2.     الإيجارات.

3.     القرطاسية والمطبوعات.

4.     النقل والمواصلات .

5.     الصيانة .

6.     الضيافة.

7.     البريد والهاتف والفاكس.

8.     الكهرباء والماء ورسوم البلدية والرسوم الأخرى .

9.     استهلاك الأصول الثابتة.

10. المصروفات المتنوعة الأخرى.

ثانياً :  تكاليف المشاريع.

تستقطب الجمعية دعم مالي من مؤسسات المجتمع المدني المحلية و الدولية أو الهيئات الحكومية  لاستخدامها في تغطية مشاريع ذات علاقة بمهام الجمعية وأغراض تأسيسها، وتقوم الجمعية بصرف هذه المساعدات أو الهبات حسب الشروط المتفق عليها والتي يطلب من الجمعية الالتزام بها ، بالإضافة إلى المعايير التالية:-

1.     يتولى الأمين المالي مسئولية الإشراف على تسديد المصاريف.

2.     فتح دفاتر فرعية لتسجيل المصاريف.

3.     توفير فواتير مؤيدة لعملية الصرف.

4.     تسديد المبالغ التي تزيد عن 100 ( مائة ) دينار بواسطة شيكات بنكية .

ثالثاً : تكاليف السفر.

 

تمثل تكاليف السفر التي تسددها الجمعية للعضو ، مساهمة الجمعية في تغطية مصاريف الإعاشة والإقامة والمواصلات أثناء قيام العضو بمهمة سفر لتمثيل الجمعية في مهمة خارج مملكة البحرين، أو إدا كانت المصاريف مشتركة مع جهات أخرى.

ويستحق العضو بدلات نقدية للسفر، بالإضافة إلى توفير الجمعية لتذكرة السفر على  الدرجة السياحية ومصاريف التنقل من وإلى المطار في الدول الأجنبية. ولمجلس الإدارة تقدير صرف مبالغ نقدية له لتغطية مصاريف السفر كالتالي :-

1.     يحدد المبلغ حسب غلاء الدولة التي سيبعث لها مابين (150 – 80 ) مائة وخمسون إلى ثمانون دينار حسب تكاليف المعيشة . ويحدد مجلس الإدارة القيمة اليومية حسب غلاء الأسعار في الدولة.

2.     في حالة تحمل الجمعية لتكلفة الفندق بدون تكاليف الإعاشة والمواصلات يدفع للعضو 50% من البدلات أعلاه.

3.     في حالة تحمل أي جهة أخرى ( داخلية أو خارجية) جميع تكاليف سفر العضو فسوف تدفع الجمعية 25% من البدلات اليومية أعلاه.

4.     يحتسب يوم إضافي على عدد أيام مهمة السفر.

5.     ولمجلس الإدارة في جميع الحالات تقرير المبالغ وتحمل الجمعية للتكاليف كما وردت أعلاه.

6.

رابعاً : مصاريف الاستضافة.

 

بناء على قرار المجلس باستضافة شخصيات من الخارج على نفقة الجمعية، تتحمل الجمعية المصاريف الفعلية للإقامة والإعاشة والمواصلات وتذاكر السفر على الدرجة السياحية، للأشخاص الدين يتم دعوتهم من خارج البحرين، ويتولى الأمين المالي تسديد المصاريف الفعلية من حسابات الجمعية.

كما يمكن استضافة الجمعية لشخصيات من الخارج إدا كانت تكلفة الإقامة والإعاشة وتذاكر السفر على نفقة الضيف أو جهات أخرى. وفي هذه الحالة لا تتحمل الجمعية أية مصاريف عن الضيف.

المادة (7) السلف النقدية لتغطية النثريات

 

يتم إتباع نظام السلفة النقدية لتغطية المصروفات النثرية اليومية والبسيطة. لدلك يجب إتباع التالي:-

1.     أن تكون السلفة باسم الأمين المالي .

2.     يجب تغطية مبلغ السلفة وطلب سلفة جديدة بعد تقديم الفواتير أو المستندات المؤيدة لعملية الصرف.

3.     لا يجوز أن يزيد مبلغ السلفة النقدية عن مبلغ (300) ثلاثمائة  دينار.

4.    تستخدم السلفة النقدية لتسديد المشتريات والمصروفات التي لا تزيد قيمتها عن 100 دينار بحريني.

المادة ( 8 ) الميزانية التقديرية

 

1.                 يتولى الأمين المالي إعداد ميزانية تقديرية للإيرادات والمصاريف السنوية المتوقعة.و يراعى عند إعدادها، الإيرادات والمصاريف الفعلية للسنة السابقة والتوقعات للعام القادم.

2.     تعتمد الجمعية العمومية الميزانية التقديرية للجمعية سنوياً بشهر ديسمبر على أبعد تقدير.

3.     في حالة عدم اعتماد الميزانية قبل بداية العام القادم لأي سبب، يمكن الاستمرار في الصرف في أضيق الحدود اعتماداً على الميزانية التقديرية للعام الذي انتهى.

4.     يتم الصرف من بنود الميزانية المعتمدة فقط و لا يجوز الصرف على بنود خارج الميزانية إلا بعد إبداء الأسباب وبموافقة المجلس .

5.     يمكن المناقلة بين بنود الميزانية بعد أخد موافقة المجلس على دلك على أن تعرض المناقلات على أقرب اجتماع للجمعية العمومية للعلم.

المادة (9)  السنة المالية.

 

السنة المالية للجمعية تبدأ بتاريخ 1يناير وتنتهي في 31 ديسمبر من كل عام . ويقدم مجلس الإدارة تقرير مالي مع الحسابات الختامية المدققة للجمعية العمومية سنوياً في موعد لا يتجاوز نهاية شهر أبريل من كل عام.

المادة ( 10 ) مدقق الحسابات الخارجي.

1.     تعين الجمعية العمومية مدقق حسابات خارجي يتولى تدقيق حسابات الجمعية سنوياً. وللجمعية العمومية

2.     تخويل مجلس الإدارة، تعيين مدقق الحسابات الخارجي وتحديد أتعابه.

3.     لا يجوز استمرار مدقق الحسابات الخارجي لمدة تزيد عن ثلاث سنوات متتالية.

4.     يتولى المدقق الخارجي إعداد بيانات حسابية ختامية مدققة في نهاية السنة المالية. تتضمن الآتي:

• بيان الإيرادات والمصروفات.
• الميزانية العمومية.
• بيان مصادر الأموال واستخداماتها.
• بيان السياسات المحاسبية.
• ملاحظاته على الحسابات الختامية والسجلات المحاسبية.

المادة (11) السياسات المحاسبية.

 

لمجلس الإدارة بالتشاور مع مدقق الحسابات الخارجي تحديد السياسات المحاسبية المتبعة في إعداد الحسابات الختامية السنوية للجمعية.

المادة ( 12 ) السجلات المحاسبية والحسابية والتقارير المالية

1.         يجب مسك دفاتر وسجلات محاسبية منتظمة بأحدث الطرق يدوياً أو إلكترونيا باستخدام الحاسوب، توضح جميع المعاملات والبيانات المالية المطلوبة لإعداد الحسابات الختامية.

2.         تحفظ المستندات المحاسبية التالية بمعرفة الأمين المالي ، سندات القبض ، سندات الصرف ،الشيكات.

3.       تخضع جميع حسابات الجمعية للرقابة والتدقيق من قبل مدقق الحسابات الخارجي.

4.       إعداد كشف شهري بالإيرادات والمصروفات وأرصدة الجمعية في البنوك والالتزامات المتحققة فعلاً وتقديمه للأمين المالي في موعد أقصاه نهاية الشهر التالي.

5.       إعداد تقرير عن المركز المالي للجمعية،كل ثلاثة شهور وتقديمه عن طريق الأمين المالي إلى المجلس.

6.       توفير كل البيانات والمستندات والسجلات المحاسبية اللازمة لأغراض التدقيق.

المادة ( 13 ) الإضافات والتعديلات والحذف

 

1.                 تعتبر هذه اللائحة سارية المفعول بعد إقرارها من الجمعية العمومية .

2.                المجلس هو المخول في تفسير أحكام هذه اللائحة والإجراءات المرفقة على أن لا يتعارض ذلك مع النظام الأساسي واللائحة الداخلية للجمعية.